Ayant pour mission de « créer, animer, gérer des établissements et services dans le secteur social et médico-social selon les principes de la Charte des Valeurs», l’Association Accueil et Relais gère et anime 4 Etablissements d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (dont un mandat de gestion), 2 Maisons d'Enfants à Caractère Social et 1 Centre Maternel, soit plus de 500 personnes accueillies et accompagnées représentant plus de 200 000 journées de prises en charge réalisées par plus de 450 salariés et 100 bénévoles.

Dans le cadre d’un départ à la retraite, le Siège social de l’association Accueil et Relais recrute un(e) « Assistant(e) de direction ».

Rattaché(e) à la Direction générale, l’assistant/te de direction a pour mission de le seconder notamment par la coordination et la réalisation des tâches administratives du Siège Social et des instances de gouvernance.

Mission 1 : Gestion quotidienne des affaires courantes de la Direction générale :

• Assure l’interface entre la Direction générale, les Directions d’établissement et les Membres du Conseil d’Administration
• Gère le courrier et les mails entrants et sortants ainsi que la réception et transmission des rapports, notes…
• Gère l’agenda (prise de RDV, organisation des déplacements et hébergements)
• Organise les réunions internes (envoi des ordres du jour, réservation de salles) et y participe, en tant que de besoin, aux fins d’en rédiger les comptes rendus
• Est responsable du suivi administratif des projets et des dossiers en cours et du classement des dossiers clos (papier/numérique)
• Constitue les dossiers à archiver et assure la gestion des archives du Siège social
• Assure la mise à jour des contacts internes et partenaires dans tous les outils dédiés

Mission 2 : Gestion logistique du Siège Social

• Gère l’accueil physique et téléthèque du Siège social
• Est responsable, dans le respect des process internes (budget alloué, qualité et quantité des produits), de la gestion et du suivi (recensement, commandes, réception…) des stocks de fournitures de bureau, d’entretien et des consommables (photocopieur/ fax)
• Gère, en lien avec le Directeur Administratif et Financier, les relations avec les fournisseurs pour les domaines qui le concerne
• Est responsable, dans une logique de continuité de services, de l’accueil et du suivi des mises à disposition des salles de réunion du Siège social (gestion des réservations, facturation…)
• Réceptionne les factures liées aux déplacements et à la reprographie et coordonne la validation avant transmission à la comptabilité
• Gère les habilitations informatiques, assure la centralisation et le suivi des demandes pour le Siège social.

Mission 3 : Appui technique à la vie associative et à l’animation du Siège Social

• Gère l’agenda institutionnel, les convocations et l’organisation des différentes réunions associatives (Bureau, Conseil d’Administration, Assemblée Générale, séminaire, etc.)
• Assure le secrétariat général de l’association et administre le registre des présences et des délibérations
• Assure la gestion des cotisations et des dons de l’association ainsi que la rédaction des rescrits fiscaux
• Contribue à la production des supports de présentation de la Direction générale auprès des instances
  • Participe à l’animation du Siège social et organise l’ensemble des réunions internes (comité de direction, groupes de travail, etc.)
  • Rédige les procès-verbaux, les mémorandums, relevés de décisions des instances et réunions internes du Siège social
  • Edite et assure le suivi et la transmission de tous documents administratifs auprès des partenaires et institutions et procède aux démarches administratives liées aux modifications statutaires (banque, préfecture…)

Mission 4 : Gestion de la communication associative

• Est garant, par la qualité de son travail, de l’image de la Direction générale
• Assure l’administration du site interne de l’association
• Elabore, rédige et diffuse les lettres informations et newsletter
• Supervise et participe à l’organisation des séminaires internes et évènements institutionnels (journée des nouveaux arrivants, inauguration, etc.)
• Est garant du respect des protocoles et procédures de réception

Intégré(e) au sein d’une équipe de 4 personnes, le (la) candidat(e) partage et adhère aux valeurs et à son projet associatif.

Profil recherché :

De formation supérieure (Bac +2 de type BTS assistant(e) de Direction/ assistant(e) Manager), vous disposez d’une expérience professionnelle confirmée (de 7 ans minimum) sur un poste similaire dans un univers exigeant (institutions, associations, etc. ...).

Votre sens de la confidentialité, de la discrétion, de la communication seront des éléments essentiels à la réussite de ce poste

Qualités requises :

• un solide sens de l’organisation : anticipation, planification des activités, respect des délais, interaction entre les dossiers, vigilance sur les délais, suivi qualité,
• un excellent relationnel : nombreux contacts en interne et en externe,
• de bonnes qualités rédactionnelles et une orthographe parfaite.
• Une excellente maitrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint).

Poste basé à Sainte Catherine (à proximité d’Arras).

Permis B exigé.

CDI à temps plein

Rémunération selon convention collective 66 et profil

Merci de faire parvenir votre lettre de motivation et votre CV, avant le 15 juin 2021, par courrier ou par mail à l’attention de :

Monsieur le Directeur Général

Association Accueil et Relais

15, rue C. Corot - 62223 Sainte-Catherine

Email :